ஆவணப் பாதுகாப்புத் தொடர்பாக அவசியம் தெரிந்து கொள்ள வேண்டியவை

ஆவணப் பாதுகாப்புத் தொடர்பாக அவசியம் தெரிந்து கொள்ள வேண்டியவை

வீட்டு மனை அல்லது வீடு வாங்கியதும் ஆவணப் பாதுகாப்புத் தொடர்பாக அவசியம் கீழ்காணும் செயல்முறைகளைச் செய்து விட்டால் ஆவணங்கள் தொடர்பாக பிற்காலத்தில் உங்களுக்குத் தேவையான தெளிவுகளையும் விவரங்களையும் அநாவசியத் தேடலின்றி விரைவாகவும் எளிதாகவும் பெற்றுக் கொள்ள இந்நடைமுறைகள் பெரிதும் உதவும்.

1. ஆவணக் கோப்புகளைத் தயார் செய்யுங்கள்

வீட்டு மனையாகவோ அல்லது வீடாகவோ நீங்கள் வாங்கிய சொத்துத் தொடர்புள்ள அனைத்து ஆவணங்களையும் முன்பக்கத்தில் பட்டியலிட்டு ஒரு கோப்பைத் தயார் செய்யுங்கள். ஒவ்வொரு உண்மை ஆவணத்தோடும் ஐந்து அல்லது அதற்கு அதிகமான எண்ணிக்கையில் நகல் (செராக்ஸ்) எடுத்து வைத்துக் கொண்டால் பிற்காலத்தில் தேவைப்படும் போது நகல் எடுப்பதற்காக ஆவணங்களைத் தூக்கிக் கொண்டு அலைந்து கொண்டிருக்க வேண்டியதில்லை. அந்த நகல்களில் ஒன்றை எளிதாக விரைவாகக் கேட்ட நொடியில் எடுத்துக் கொடுத்து விடலாம் அல்லது தேவைக்கேற்ப பல வழிகளில் பயன்படுத்திக் கொள்ளலாம்.

2. முக்கிய சான்றிதழ்களின் தொகுத்து வையுங்கள்

வில்லங்கச் சான்றிதழ்கள், பட்டா மாற்றப்பட்ட சான்றிதழ்கள் போன்றவற்றையும் ஆவணக் கோப்புகளோடு இணைத்து உங்களுக்குத் தேவையான எண்ணிக்கையிலோ அல்லது கூடுதலாகவோ நகலெடுத்து வைத்துக் கொள்ளுங்கள். உடனடித் தேவைகளுக்கு மற்றும் அத்தேவையின் அவசரகதிக்குச் செயல்பட தயார் நிலையில் இருக்கும் இதுபோன்று முன்கூட்டி எடுத்து வைக்கும் நகல்கள் எப்போதும் உதவும். கல்வி தொடர்பான சான்றிதழ்களுக்கும் இதே அணுகுமுறையைப் பின்பற்றுங்கள்.

3. பெயர் மாற்றச் சான்றுகளைப் பத்திரப்படுத்துங்கள்

மின் இணைப்பு, குடிநீர் இணைப்பு, வீட்டு வரி ரசீது போன்றவற்றில் உங்களுக்கான பெயர் மாற்றங்களைச் செய்து தொடர்புடைய சான்றுகளோடு பெயர் மாற்றப்பட்ட ரசீதுகளையும் அவற்றின் நகல்களையும் வைத்துக் கொள்ளுங்கள்.

4. முகவரி மாற்றங்களை உடனுக்குடன் செய்து முடியுங்கள்

புதிய வீட்டுக்கு மாறும் போது ஆதார், பான், ஓட்டுநர் உரிமம், வாக்காளர் அடையாள அட்டை, குடும்ப அட்டை, கடவுச்சீட்டு உள்ளிட்ட ஆவணங்களில் முகவரி மாற்றங்களை விண்ணப்பித்துச் செய்ய வேண்டியிருக்கும். அது போன்ற நிலைமைகளில் பழைய ஆவணங்களையும் பாதுகாப்பாக வைத்திருப்பதுடன் அவற்றில் சில நகல்களையும் வைத்திருக்க வேண்டும். இது போன்ற ஆவணங்களும் நகல்களும் திடீரென்று எப்போதாவது தேவைப்படும். அதே போல மாற்றப்பட்ட ஆவணங்களின் ஆவணங்களோடு அவற்றுக்கும் சில பல நகல்களை எடுத்து வைத்துக் கொள்வது அவசர நிலைமைகளுக்குக் கை கொடுக்கும்.

5. டிஜிட்டல் பாதுகாப்பையும் கையில் எடுங்கள்

தற்காலத்தில் அனைத்து ஆவணங்களையும் பி.டி.எப். ஆக அல்லது புகைப்படமாக மாற்றி பாதுகாக்கக் கூடிய டிஜிட்டல் வசதிகளை நீங்கள் உங்களது அலைபேசி மூலமாகவே செய்து வைத்துக் கொள்ளலாம். இது போன்ற டிஜிட்டல் கோப்புகளைப் பாதுகாப்பாக நீங்கள் உங்கள் மின்னஞ்சல் அல்லது டிரைவ் நினைவகத்திலோ, பென் டிரைவ் போன்றவற்றிலோ, உங்களது தனிப்பட்ட கணினியிலோ, அலைபேசி நினைவகத்திலோ, அரசின் டிஜிட்டல் பாதுகாப்பகத்திலோ பாதுகாப்பாக வைத்துக் கொள்ளலாம். ஆதார், ஓட்டுநர் உரிமம், பான் போன்றவற்றைப் புகைப்பட வடிவங்களாக அல்லது பி.டி.எப். வடிவமைப்பாக அலைபேசியில் வைத்துக் கொண்டால் எந்நேரமும் உங்களுக்கு அவை பல விதங்களில் பயன்படும். திடீரென்று ஆதார் அட்டையின் நகல் தேவையென்றால் ஆதார் அட்டையைத் தேடி நீங்கள் ஓடிக் கொண்டிருக்க வேண்டியதில்லை. உங்கள் அலைபேசியில் இருக்கும் டிஜிட்டல் வடிவத்தை நீங்கள் துரிதமாக நகலெடுக்கப் பயன்படுத்திக் கொள்ளலாம். அது போல அவசியமான முக்கியமான வேறு பல முக்கிய ஆவணங்களை இரு பென் டிரைவ்களில் சேமித்து ஒன்றை வீட்டில் பாதுகாப்பாகவும் மற்றொன்றைக் கைப்பையிலும் வைத்துக் கொள்வதன் மூலமாகத் தேவைப்படும் இடங்களில் எல்லாம் பயன்படுத்திக் கொள்ளலாம். மேலும் ஆவணங்கள் தொலைந்து போகும் பட்சத்தில் அவற்றிற்கான நகல்களைக் காட்டி விண்ணப்பிக்கவும் இது போன்ற டிஜிட்டல் ஆவண சேமிப்புகள் உதவும்.

ஆவணப் பாதுகாப்பு தொடர்பாக விவரமானவர்கள் பலர் இது போன்ற பல முறைகளை நடைமுறையில் பயன்படுத்துகிறார்கள். அவர்களின் அனுபவங்களிலிருந்தும் அவர்களுடன் உரையாடிய உரையாடல்களிலிருந்தும் இந்தப் பத்தி எழுதப்படுகிறது. இது போன்ற வேறு பல பயனுள்ள தகவல்கள் இருந்தால் அவசியம் அவற்றைக் கருத்துப் பெட்டியில் பகிரவும். பயனுள்ள விவரங்கள் பலருக்கும் பயன்படட்டுமே.

இத்தகவல் உங்களுக்குப் பயனுள்ளதாக இருக்கும் என்று நம்புகிறோம். இத்தகவல் உங்களுக்குப் பயனுள்ளதாக இருந்தால் மற்றவர்களும் பயன்பெற பகிருங்கள். மேலும் பல பயன்தரும் தகவல்களைக் கொண்ட இந்த வலைப்பூவை உங்கள் நண்பர்களுக்கும் அன்பர்களுக்கும் அறிமுகம் செய்யுங்கள்.

*****